Według badań Światowego Forum Ekonomicznego do 2025 r. światowa gospodarka wzbogaci się o 100 bilionów dolarów dzięki transformacji cyfrowej. Jednym z kluczowych jej elementów jest digitalizacja dokumentów. To proces, który otwiera firmom drzwi do nowych możliwości. Na czym dokładnie polega digitalizacja dokumentów i jakie niesie korzyści?

Digitalizacja dokumentów – co to jest i dlaczego jest taka ważna?

Niesamowite tempo innowacji w niemal każdej dziedzinie gospodarki sprawiło, że firmy rosną dziś nawet 5-krotnie szybciej niż kilka dekad temu. Niegdyś biznesy z listy Fortune 500 potrzebowały średnio 20 lat, by osiągnąć wycenę na poziomie miliarda dolarów. Dziś start-upy osiągają ten wynik w zaledwie 4 lata. Taki stan rzeczy jest dla przedsiębiorców z jednej strony błogosławieństwem, a z drugiej przekleństwem. Wysokie tempo wzrostu oznacza dla zarządzających wiele wyzwań i ryzyk.

Automatyzacja procesów biznesowych, a także digitalizacja dokumentów to kwestie, które w dużej mierze przyczyniły się do skrócenia czasu rozwoju firm. Jednak umożliwiają one globalnym koncernom oraz start-upom sprostanie współczesnym bolączkom biznesowym.

Digitalizacja dokumentów, zwana również cyfryzacją to proces przekształcania dokumentów papierowych w cyfrowe. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą skanerów lub specjalistycznego oprogramowania, które konwertuje tekst i obrazy na dane. Następnie mogą być one przechowywane, przeszukiwane, udostępniane i analizowane w systemie komputerowym.

Czym jest system do digitalizacji dokumentów FlowDog?

DMS FlowDog to system do zarządzania dokumentami firmy. Narzędzie umożliwia nie tylko diigtalizację, ale również realizację specyficznych procesów biznesowych. Oferuje liczne funkcjonalności związane z obiegiem dokumentów w firmie. Do najważniejszych zalicza się:

• Rejestrację i archiwizację dokumentów
• Wysyłanie i odbieranie dokumentów
• Śledzenie statusów dokumentów
• Możliwość modelowania i uruchomienia procesów workflow
• Monitorowanie terminów zadań związanych z dokumentacją
• Kontrolę i przegląd historii wszystkich zdarzeń
• Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami
• Wydruk seryjny odebranych zamówień
• Podpis cyfrowy
• OCR – optyczne rozpoznawanie znaków
• Inteligentne formularze
• Eksport zestawień do Excel.

Dzięki systemowi DMS FlowDog sprawnie można uporządkować procesy online w firmie. Platforma ułatwia wymianę informacji między pracownikami, a także z klientami. Zautomatyzowane fakturowanie oraz generowanie ofert i umów odciążają pracowników z wykonywania powtarzalnych zadań. Dzięki temu mogą oni ten czas przeznaczyć na działania wnoszące do firmy większą wartość.

Zalety digitalizacji dokumentów

Digitalizacja dokumentów umożliwia firmom wytyczenie nowych kierunków rozwoju. To szansa na zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku oraz zawalczenie o lepszą pozycję. Możliwe staje się to dzięki korzyściom, jakie płyną z digitalizacji dokumentów w firmie:

• Poprawa efektywności: digitalizacja dokumentów umożliwia szybki dostęp do informacji. Przekłada się to na zwiększenie efektywności działań. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach o wyższej wartości, zamiast spędzać czas na przeszukiwaniu dokumentów.
• Oszczędność kosztów: przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje potrzebę fizycznego magazynowania, które może generować znaczne koszty. Dodatkowo obniża się wydatki związane z drukowaniem i dostarczaniem papierowych dokumentów.
• Bezpieczeństwo danych: digitalizacja dokumentów umożliwia lepsze zabezpieczenie danych. Tworzenie kopii zapasowych i szybkie odzyskiwanie danych w razie awarii to ogromna przewaga nad tradycyjnymi metodami przechowywania materiałów.
• Zgodność z regulacjami: wiele sektorów musi przestrzegać określonych regulacji dotyczących przechowywania dokumentów. Digitalizacja pomaga w spełnieniu tych wymogów i ułatwia wykazanie zgodności.
• Elastyczność i skalowalność: cyfrowe systemy zarządzania dokumentami są łatwe do skalowania. Umożliwia to elastyczne dostosowanie aplikacji do rosnących potrzeb firmy.
• Poprawa obsługi klienta: dzięki szybkiemu dostępowi do informacji o klientach możliwa jest spersonalizowana i efektywna obsługa, co przekłada się na zadowolenie klientów.
• Ochrona środowiska: Przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentami jest także korzystne dla środowiska, ponieważ zmniejsza zużycie papieru.

Digitalizacja dokumentów kadrowych, medycznych, finansowych – pigułka wiedzy

Narzędzia FlowDog tworzy się, wykorzystując technikę low-code. Dzięki temu aplikacje powstają stosunkowo szybko, a ich cena nie stanowi bariery wejścia na rynek dla start-upów czy małych firm. System DMS do digitalizacji dokumentów to rozwiązanie dostępne dla każdej branży. Obieg dokumentów ma miejsce w każdej firmie bez względu na jej wielkość czy sektor, w jakim działa. Za pomocą platformy można obsługiwać różnego rodzaju dokumenty kadrowe, medyczne czy finansowe.

Digitalizacja dokumentów kadrowych polega głównie na przechowywaniu wszystkich dokumentów pracowników w formie cyfrowej. Dzięki temu firmy mogą łatwo zarządzać danymi pracowników, minimalizować ryzyko błędów, poprawić efektywność procesów HR i zwiększyć zgodność z przepisami prawa pracy.

W sektorze medycznym cyfryzacja dokumentów umożliwia tworzenie elektronicznych kart pacjentów, ułatwiając dostęp do informacji o stanie zdrowia, historii chorób i leczenia. Dzięki temu lekarze mogą szybko podejmować decyzje dotyczące opieki nad chorymi, a ci z kolei zyskują łatwiejszy dostęp do swoich danych medycznych.

Digitalizacja dokumentów finansowych, takich jak faktury, rachunki czy sprawozdania finansowe, umożliwia automatyzację wielu procesów – księgowanie, płatności czy generowanie raportów. W związku z tym firmy oszczędzają czas i pieniądze, poprawiają precyzyjność danych i zwiększają zgodność z przepisami podatkowymi i finansowymi.

Niezależnie od rodzaju dokumentów, kluczowe jest zrozumienie, że proces digitalizacji nie kończy się na skanowaniu i zapisywaniu dokumentów w formie cyfrowej. To tylko pierwszy krok. Aby w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, firmy muszą także zaimplementować efektywne systemy zarządzania dokumentami, które umożliwią organizację, wyszukiwanie, udostępnianie i analizę danych.